Wo wir als Nächstes sind.

Jahrelang lebte das meiste, was wir tun, in Briefing-Calls, Prep-Listen in der Küche und langen WhatsApp-Verläufen mit Kunden zwischen den Hallen. In diesem Journal fangen wir an, einiges davon aufzuschreiben.

Sie finden hier drei Arten von Beiträgen. Messetagebücher — kurze Notizen von den Ständen, die wir gerade catern, mit dem, was funktioniert hat und was wir spontan geändert haben. Standpunkte zu den Teilen der Messehospitality, die Kunden selten sehen: Menüplanung rund um Besucher-Peaks, Alkoholimport über Grenzen, der Unterschied zwischen einer Hostess, die begrüßt, und einer, die eine Marke wirklich vertritt. Und praktische Guides für Aussteller, die ihre nächste Messe vorbereiten — die Fragen, die man stellen sollte, und die Fehler, die wir immer wieder beobachten.

Alles hier wird von den Personen geschrieben, die die Services vor Ort leiten — nicht von einem Marketing-Team. Wenn ein Beitrag Ihnen nützt, ist das der Zweck. Möchten Sie, dass wir über etwas Bestimmtes schreiben — eine Messe, eine Leistung, ein Land — schreiben Sie uns kurz und wir setzen es auf die Liste.

Die Wirtschaftlichkeit einer Messe ist einfach und unerbittlich. Ein mittelgroßer Stand auf einer großen deutschen Messe kostet sechsstellig, sobald man Fläche, Bau, Reisen, Übernachtungen und Logistik zusammenzählt. Jedes Gespräch, das auf diesem Stand stattfindet, ist teuer. Jedes Gespräch, das nicht stattfindet, ist noch teurer.

Deshalb sind Speisen und Getränke am Stand keine Dekoration. Sie sind der Grund, warum sich ein ernsthafter Einkäufer zwanzig Minuten hinsetzt, anstatt in zwei Sekunden vorbeizugehen. Sie halten Ihr eigenes Vertriebsteam über vier Tage hinweg auf den Beinen. Sie sind der erste sinnliche Eindruck, den ein Besucher von Ihrer Marke bekommt — vor dem Pitch, vor dem Produkt, vor dem Deck.

Selbstcatering funktioniert in dieser Größenordnung selten. Irgendjemand aus Ihrem Team läuft um 07:00 Uhr in den Supermarkt, jemand anderes verschwindet in der Hinterküche, sobald ein Kunde ankommt — und der letzte Tag ist immer der schwächste, weil alle erschöpft sind. Full-Service-Catering nimmt diese ganze Kategorie von Problemen weg. Ein dediziertes Team kommt mit den Speisen und Getränken des Tages, baut vor dem ersten Meeting auf, füllt kontinuierlich nach, kümmert sich um Alkoholrecht und Abfall und übergibt den Stand jeden Abend sauber.

Messbar wird der Unterschied in der Verweildauer am Stand und in der Qualität der Gespräche. Nicht messbar — aber das, was Kunden uns immer wieder zurückmelden — ist, dass ihr eigenes Team ruhiger, präsenter und über fünf Tage hinweg schlicht besser ist.

Vier bis acht Wochen vor der Messe führen wir einen Pre-Brief-Call mit dem Aussteller. Wir kartieren die Besuchererwartungen pro Tag (Einkäufer früh, Presse in der Wochenmitte, Laufkundschaft am letzten Tag), Standlayout, Meetingräume, VIP-Momente, Ernährungsanforderungen und Markenregeln, die den Service betreffen — eine Farbpalette zum Anpassen, ein Signature-Drink, eine Begrüßungssprache.

Zwei Wochen vorher fixieren wir das Menü, bestellen Alkohol nach den korrekten Importregeln, buchen die lokale Küche, aus der wir prepen, und bestätigen das Servicepersonal. Eine Woche vorher legen wir die Timings pro Tag fest: Frühstück zwischen 08:30 und 10:00, Kanapees und Fingerfood ab 11:00, warmes Mittagessen ab 12:30, Kaffee-Peak um 15:00, Wind-down-Drinks ab 17:00.

An Messetagen ist unser Team neunzig Minuten vor Öffnung am Stand. Kaffee läuft, bevor der erste Besucher kommt. Stündlich füllen wir nach, wischen Flächen, erneuern Wasser und räumen Teller ab. VIP-Ankünfte bekommen einen dedizierten Empfang. Nach Hallenschluss reinigen wir den Stand, entsorgen den Abfall, sichern Alkohol und bereiten den nächsten Morgen vor.

Den letzten Tag planen wir am sorgfältigsten. Die Energie ist niedriger, aber genauso die Aufmerksamkeit der Aussteller — und genau dann läuft manchmal der größte Lead der Messe auf den Stand. Unser Team behandelt Stunde acht an Tag fünf wie Stunde eins an Tag eins. Diese Konstanz ist eigentlich das, wofür der Kunde zahlt.